Die Pandemie stellt Unternehmen vor große Herausforderungen – auch und gerade im dienstleistungsgeprägten Würzburg. Gefragt sind ausgereifte, einsatzbereite Technologien, die Kooperation über Distanzen hinweg ermöglichen und die Produktivität steigern. Vor allem ein Ansatz hat es Betrieben an Main und Pleichach dabei besonders angetan: Die digitale Signatur.
Pandemie trifft Betriebe in Würzburg hart
Die Pandemie betrifft Betriebe weltweit stark. Auch Unternehmen in Unterfranken und seinem Herz Würzburg leiden unter dem Virus und die gegen ihn verhängten Maßnahmen. Manchen Unternehmen mangelt es aufgrund der Einschränkungen an Kundschaft, andere wiederum sind in ihren Abläufen massiv gestört. Ein Grund dafür ist die weit reichende Verlagerung von Prozessen ins Homeoffice. Immer mehr Mitarbeiter arbeiten über Distanzen hinweg zusammen. Dies führt immer wieder zu Verzögerungen und Produktivitätseinbußen. Nun suchen Würzburger Unternehmen nach Lösungen. Eine davon kann die digitale Signatur darstellen.
Digitale Signatur — willkommene Lösung
Digitale Signaturen ermöglichen sichere, digitalisierte Unterschriften unter Dokumenten. Durch einen Verschlüsselungsmechanismus wird die Integrität der Dokumente sichergestellt. Das bedeutet: Signiert eine Person ein Dokument und sendet dieses Dokument anschließend via E-Mail oder auf einem anderen elektronischen Weg an eine andere Person, kann der Empfänger nachvollziehen, ob die Unterschrift echt ist und von der jeweiligen Person stammt.
So funktioniert die „digitale Unterschrift“
Bei digitalen Unterschriften kommen ein Hashing-Algorithmus und ein asymmetrisches Verschlüsselungsverfahren zum Einsatz. Vereinfacht gesagt berechnet der Unterzeichner eines Dokuments zunächst einen Hashwert dieses Dokuments. Anschließend verschlüsselt er diesen Wert mit einem persönlichen Schlüssel. Zuletzt fügt er ein Zertifikat hinzu, dass ihn identifiziert. Nun kann das signierte Dokument an den gewünschten Empfänger gesendet werden. Dieser berechnet wiederum selbst den Hashwert des Dokuments und holt das Zertifikat ab. Nun vergleicht er den Hashwert des Originaldokuments mit dem Hashwert der Signatur. Stimmen diese beiden Werte überein, ist das unterschriebene Dokument echt.
In der Praxis müssen Mitarbeiter die Technologie hinter der elektronischen Signatur nicht verstehen. Es reicht, die entsprechende Software einzusetzen. Unternehmen können digitale Signaturen ohnehin nicht selbst entwickeln. Die ist sogenannten Vertrauensdienstanbietern wie zum Beispiel DocuSign vorbehalten, die dazu eine regulatorische Zulassung benötigen.
Rechtliche Hintergründe zur Technologie
Die Technologie der digitalen Signatur ist ausgereift und einsatzbereit, aber nicht neu. In Deutschland gibt es bereits seit 1997 einen gesetzlichen Rahmen für die Technik. So trat am 1. August 1997 das Gesetz über Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen (Signaturgesetz) in Kraft.
Seit 2016 gibt es eine EU-Verordnung (Nummer 910/2014) über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt (eIDAS Verordnung). Außerdem gibt es seit 2017 auf nationaler Ebene auch das Vertrauensdienstegesetz. Dieses löst das Signaturgesetz offiziell ab. Das Gesetz regelt unter anderem Zuständigkeiten. Die zuständige Aufsichtsbehörde für elektronische Signaturen ist nun die Bundesnetzagentur. Dies gilt auch für elektronische Siegel, Zeitstempel und Einschreiben.
Vorteile im Praxiseinsatz
Digitale Signaturen können die Produktivität erhöhen. Dies gilt für Betriebe fast sämtlicher Größen. Wo auf elektronische Unterschriften verzichtet wird, fällt häufig erheblicher Aufwand für die Dokumentenverwaltung an. Ein Beispiel: Ein Team besteht aus fünf Mitgliedern und dem Teamleiter. Bestimmte Dokumente sollen von allen fünf Teammitgliedern unterzeichnet werden, bevor der Teamleiter das Dokument unterzeichnet und damit für die nächsthöhere Unternehmensebene freigibt.
Wie sieht die gelebte Praxis in vielen Unternehmen aus? Häufig wird jedes Teammitglied das Dokument ausdrucken, manuell unterzeichnen, einscannen und an den Teamleiter senden. Dadurch geht viel Zeit verloren. Schlimmer noch: Oft muss der Teamleiter einzelne Mitglieder an die Unterschrift erinnern, da diese den Vorgang vergessen.
Digitale Signatur Software vereinfacht das Verfahren erheblich. Das Ausdrucken und Einscannen von Dokumenten entfällt vollständig. Außerdem werden alle involvierten Personen informiert, wenn eine andere Person eine Unterschrift leistet. Haben alle fünf Teammitglieder unterschrieben, erfährt der Teamleiter dies automatisch. Zudem lassen sich in der Software Erinnerungsfunktionen einstellen.
So läuft die elektronische Unterschrift ab
Die Teammitglieder können die Unterschrift zudem an jedem Ort leisten und dazu auch mobile Endgeräte nutzen. Die Unterschrift ist damit auch 24/7 möglich und nicht an Bürozeiten gebunden. Der Vorgang ist sehr einfach. Eine beteiligte Person lädt ein Dokument über einen Vertrauensdiensteanbieter hoch. Die zweite Person erhält automatisch einen Link via E-Mail. Mit diesem lässt sich das Dokument öffnen und digital signieren. Direkt danach erhält der andere Vertragspartner Zugriff auf einen Link zum unterschriebenen Dokument inklusive Zertifikat.
Es gibt weitere Vorteile. So sind sämtliche signierten Dokumente in der Regel in der Cloud abrufbar und damit automatisch und sicher gespeichert. Dadurch können Unternehmen ihren Aufwand in der Dokumentenverwaltung zusätzlich reduzieren.
Eingesetzt werden digitale Signaturen in Würzburger Unternehmen für eine Reihe von Dokumenten. Dazu gehören etwa Arbeitszeitnachweise, Belege, Dienstleistungsverträge etc. Neben Unternehmen und Mitarbeitern profitiert im Übrigen auch die Umwelt, weil deutlich weniger Papier und Druckerschwärze notwendig sind.