Start ins digitale Zeitalter
Das Jobcenter der Stadt Würzburg startet in das digitale Zeitalter. Ab April fällt für die 110 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Startschuss für die Einführung der elektronischen Aktenführung (eAkte). Das Projekt wird seit Mitte 2016 bundesweit in allen Jobcentern sukzessive umgesetzt. Damit der Übergang reibungslos funktioniert, wurden die Mitarbeiter im Vorfeld umfassend geschult und die Mehrzahl der Arbeitsplätze mit einem zweiten Monitor ausgestattet.
Datenschutz ist gewährleistet
„Mit Einführung der eAkte können wir kundenbezogene Prozesse effizienter erledigen. Der Vorteil gegenüber der Papierakte liegt dabei klar auf der Hand: Unsere Mitarbeiter haben jederzeit Zugang zu relevanten Daten und sparen sich unnötige Lauf- und Suchwege.
Auskünfte und Fragen zu den Bearbeitungsständen können somit unmittelbar erteilt werden“, fasst Rainer Radler, Geschäftsführer des Jobcenters, die Vorteile zusammen. „Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist dabei jederzeit sichergestellt. Mittels einer personifizierten Signatur können nur Berechtigte auf die Daten der Kunden zugreifen. Nachrichten und Akten werden außerdem immer geschützt übermittelt“, so Radler weiter.
Alte Akten bleiben bestehen
Das neue System spart zudem Platz. Die durchschnittliche Akte eines Kunden umfasst ca. 300 Seiten, viele auch deutlich mehr. Rund fünf Milliarden Blatt Papier lagern derzeit bundesweit in Jobcentern und etwa 1,8 Millionen kommen täglich dazu. Die Einführung der eAkte soll auch der Papierflut Einhalt gebieten. Die alten Papierakten werden allerdings nicht gescannt, sondern bleiben weiter bestehen. Die manuelle und digitale Bearbeitung werden daher noch für eine gewisse Zeit nebeneinander erfolgen.
Digitalisierung ab April
Neu eingehende Dokumente von Kundinnen und Kunden werden ab April zentral von einem Dienstleister gescannt und elektronisch gespeichert. Die Unterlagen werden nach der Digitalisierung noch acht Wochen aufbewahrt und danach datenschutzkonform vernichtet. Das Jobcenter bittet daher, lediglich Anträge als Originale einzureichen. Falls weitere Dokumente im Original benötigt werden, wird gesondert darauf hingewiesen.
Dieser Artikel beruht auf einer Pressemitteilung der Agentur für Arbeit Würzburg.