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Jobs: Mit diesen Tipps wird das Meeting zum Erfolg

Kein Ende in Sicht

Ein stressiger Arbeitstag steht bevor und zu allem Überfluss wird auch noch ein langweiliges Meeting einberufen. Obwohl Meetings den Arbeitsfluss erleichtern sollen, ziehen sie sich meist unnötig in die Länge ohne wirklich die Sache richtig auf den Punkt zu bringen. Dies kann an einer schlecht durchdachten Agenda oder einer chaotischen Organisation liegen. Welche Fehler noch gemacht werden, schreibt die Süddeutsche in einem Artikel auf dessen Basis wir Euch Tipps für eine effiziente Organisation eines Meetings geben.

1. Klares Ziel definieren

Grundsätzlich gilt für jede neue Aufgabe, die erledigt werden soll zunächst einmal ein klares Ziel zu definieren. Auch ein Meeting sollte so angegangen werden. Kommunikationsberater Michael Gerharz erklärt, dass Teilnehmer, die nicht wissen, weshalb das Meeting stattfindet, meist auch nicht zuhören, so die Süddeutsche. Außerdem ist für die Mitarbeiter auch wichtig, warum gerade sie am Meeting teilnehmen sollen.

2. Fixe Agenda

Als nächstes muss ein Meeting natürlich geplant werden. Welche Punkte zu welchem Zeitpunkt besprochen werden sollten in einer fixen Agenda festgehalten werden. Demnach weiß jeder Teilnehmer welche Themen besprochen werden müssen und wie viel Zeit die Diskussionen in Anspruch nehmen dürfen. Auf diese Weise sollte das Meeting schnell zu einem zielführenden Ende kommen.

3. Geplante Zeiten einhalten

Eine gut durchdachte Agenda ist natürlich nur von Vorteil, wenn sich alle an die geplanten Zeiten halten. Dabei ist Pünktlichkeit besonders wichtig. Wenn mehrere Mitarbeiter zu spät kommen, dann zieht sich das Meeting automatisch in die Länge. Laut Karriereexperte Jochen Mai sei es sinnvoll die Türen zwei Minuten nach Beginn des Meetings abzuschließen oder einfach die Stühle wegzulassen, denn so sei das Interesse gering, das Meeting unnötig zu verzögern, so die Süddeutsche.

4. Auf das Meeting vorbereiten

Damit ein Meeting sein Ziel erreichen kann, müssen auch die Teilnehmer gut vorbereitet sein. Das heißt, sie sollten sich mit der Agenda auseinandergesetzt haben und die relevanten Punkte bereits abgearbeitet haben, sodass sie sich gleich in die Besprechung einbringen können. Karriereexperte Jochen Mai gibt der Süddeutschen dafür zwei entscheidende Tipps: Sind die Mitarbeiter schlecht vorbereitet, sollte das Meeting abgebrochen werden oder es soll eine „Einlesezeit“ eingeführt werden.

5. Präsentation weglassen oder kurz halten

Obwohl PowerPoint Präsentationen besonders beliebt sind, werden diese oft zu langweilig gestaltet. Sowohl der Text auf den einzelnen Folien als auch die Präsentation selbst sollten kurz gehalten werde, da sie die Zuhörer sonst zu Tode langweilen und die Aufmerksamkeit der Teilnehmer abnimmt. Kommunikationsberater Michael Gerharz empfiehlt der Süddeutschen sogar die Präsentation ganz wegzulassen und auf den Punkt zu kommen.

6. Zuhören und ausreden lassen

Während eines Meetings sollte es selbstverständlich sein, dass alle Teilnehmer zuhören und ihre Mitmenschen ausreden lassen. Nebenbei mit dem Nachbarn zu schwätzen oder zu telefonieren hinterlässt einen schlechten Eindruck beim Chef und dem Rest der Belegschaft und stört den Redefluss der Personen, die einen Vortrag halten.

7. Nicht nur den Chef reden lassen

Unternehmensberaterin Anita Bischof erklärt der Süddeutschen, dass es nicht immer der Chef sein muss, der die Meetings leitet. Wenn die Teilnehmer sich in der Gegenwart des Chefs zurückhalten, könne der Chef die Moderation an einen oder mehrere Mitarbeiter delegieren. Sinnvoll sei auch die Bildung von kleineren Arbeitsgruppen, um Probleme zu diskutieren. Außerdem sollten während eines offenen Gesprächs andere Ideen nicht schlecht gemacht werden.

8. Ergebnisse umsetzen

Der Erfolg einer Besprechung zeigt sich später in der Umsetzung, daher sollten Entscheidungen laut Bischof dokumentiert werden. Laut der Süddeutschen rät Kommunikationsprofi Gerharz , die Ergebnisse per Rundmail zu verschicken und die nächsten Schritte nochmals zu betonen, sodass diese schnell umgesetzt werden können.

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